 |
| Security Expert Network | Editor Login | Register Ekle |
|
||
|
| root > Veritabanı Güvenliği |
|
|
| Kurumsal Kaynak Planlama Yazılımları (ERP) |
|
ERP Nedir? ERP, Kurumsal Kaynak Planlaması (Orjinal adıyla Enterprise Resource Planning-ERP) işletmelerde mal ve hizmet üretimi için gereken işgücü, Makine, malzeme gibi kaynakların verimli bir şekilde kullanılmasını sağlayan bütünleşik yönetim sistemlerine verilen genel addır. Kurumsal ERP uygulamaları ülkemizde de başlangıç yıllarında MRP/II olarak kullanıldığını da göz önünde bulundurursak yaklaşık bir 15 yıllık geçmişi vardır. ERP artık bir kurumun yaptığı işin bütününü yansıtan bir kavram olarak kullanılıyor. Diğer bir deyişle ERP bir kurumun tüm bileşenlerinin bir bütün olarak görülmesine imkan veriyor. Depo-stok yönetimi, satın alma yönetimi, satış-dağıtım yönetimi, üretim yönetimi, ihtiyaç planlama yönetimi, bakım yönetimi, muhasebe ve maliyet yönetimi, finans yönetimi, insan kaynakları yönetimi vb. çok sayıda ve entegre fonksiyonunun oluşturduğu ERP sistemleri, aynı zamanda müşteri ilişkileri sistemleri ile tedarik zinciri sistemlerini buluşturan bir ana platform olarak ön plana çıkmaktadırlar. Bu özellikleri itibarıyla bakıldığında ERP sistemleri, küresel rekabet ortamının giderek sertleştiği bir ekonomide, şirketler tarafından daha doğru anlaşılmak ve daha verimli kullanılmak zorundadır. ERP, bir kurumun kendi iç süreçlerini bütünleşik bir yapıda gerçekleştirmeye imkan tanırken, işin kurum sınırları dışına taşan kısmının da desteklenmesini sağlıyor. Bu iki süreci birleştiren ERP çözümlerinin genel karakteristikleri şöyle özetlenebilir: * ERP uygulamaları, iş süreçlerini adresler. * ERP uygulamaları modüler yapıdadır. * ERP uygulamaları entegredir. * ERP uygulamaları kurumların sınırlarını aşar, müşterilerine, iş ortaklarına ve tedarikçilerine kadar uzanır. * Uçtan uca bir ERP çözümü, kurumun tüm iş fonksiyonlarını destekler. ERP Tarihçesi • 1970’lerde şirketler, teknolojideki gelişme ile beraber, muhasebe sistemlerini bilgisayar ortamına geçirmeye başladılar. ERP’nin tohumları böylece atılmış oldu. • 1980’lerin ilk yarısında üretim ve dağıtım şirketleri stoklarını daha sağlıklı yönetebilmek ve malzeme tedariklerini planlamak için stok yönetimi ve malzeme planlama çözümlerini uygulamaya başladılar. Malzeme Tedarik Planlaması (MRP ) doğdu. • Zaman içinde üretim planlama, kapasite ve rota planlama, depo yönetimi, satın alma ve satış fonksiyonları eklendi. Bunlar çoğunlukla birbirinden bağımsız çalışan programlardı. • Bu da o zamana kadar geliştirilen tüm bu programların birbiriyle entegre edilmesini gerektiriyordu. 80’lerin ortasında üretim ve dağıtım çözümleri birleşti, MRP II programları doğdu. • Teknoloji kullanımında öne geçen şirketler bağımsız operasyon alanları arasındaki ilişkileri entegre etmeyi hedeflediler. Amaç gerekli tüm bilgileri ortak bir veri yapısında toplamaktı. Böylece veri tutarsızlıkları ve işlem hataları önlenecekti. • Pazarda rekabet üstünlüğü bu şekilde sağlanacaktı. • 90’ların başında MRP II’ye İnsan Kaynakları Yönetimi, Maliyet Yönetimi gibi yeni fonksiyonlar eklendi, Muhasebe, Finans, Üretim ve Lojistik Uygulamaları arasındaki entegrasyon güçlendi. Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP) programları doğdu. Neden ERP? • Muhasebe Yazılımları’ndan Kurumsal Kaynak Yönetimine Temel Değişiklikler (I); • Muhasebe tahakkuk etmiş olan borç ve alacaklarla, gelir ve giderlerle ilgilenir. ERP ise tahakkuk etmemiş işlemlerin doğru planlanmasını ve izlenmesini hedefleyerek işe başlar. • Muhasebe yasal yükümlülüklerin doğru yerine getirilmesine yardımcı olur. ERP ise şirket içi iş yapış kurallarına kurumsallık ve kalıcılık kazandırır. • Muhasebe yasal olarak gerekli bilgilere kalıcılık kazandırır. ERP-II ise, yasaların ötesinde, bir kurum kültürü oluşması için gerekli tüm bilgilere kalıcılık kazandırır. • ERP ticari ve mali verilerden “yönetici için anlamlı bilgiler” üretilmesini sağlar. • ERP iş süreçlerinde yürütülen faaliyetlerin daha katma değerli hale getirilmesini hedefler. • ERP tasarım, satış, hizmet süreçlerinin müşteri odaklı olarak yürütülmesi için gerekli temel bilgileri üretir. • ERP’in temel misyonu şirket için gerekli Yönetim Bilgi Sistemi’nin oluşturulmasıdır. Bu nedenle Resmi Muhasebe yapısı ile birlikte yönetimsel bilgilerin üretileceği Yönetim Muhasebesi yapısının kurulmasını amaçlar. • ERP operasyon süreçlerindeki gizli israfların ve atıl kapasitelerin ortaya çıkarılmasını kolaylaştırır. • ERP işlerin (örneğin, teslimatların) “tam zamanında” ve “hatasız” yürütülmesi için gerekli mekanizmaların şirket içinde oluşturulmasını sağlar. • ERP süreçlere performans hedeflerinin konmasını ve sonuçların izlenmesini sağlar. • ERP temel iş süreçleri üzerinde “sürekli iyileştirme” sistemlerinin kurulmasını mümkün kılar. Başarılı ERP Uygulamaları ERP çözümlerinin kurum içerisinde hayata geçirilmesi çoğu zaman uzun, sıkıntılı ve maliyetli bir süreç olarak görülür. ERP projelerinde ilgili kurumun yapısı, ihtiyaçları, gelecekle ilgili perspektifleri iyi analiz edilir ve planlanırsa, çözümün kurulum ve uygulanması daha makul bir zaman, maliyet süreci içerecek şekilde sonuçlandırılır. Üst yönetimin ERP projesinin planlama aşamasından, kurulum, ve uygulama süreçlerine kadar tüm süreçler boyunca projeye olan inanç, kararlılık ve destekleri projenin başarısı için son derece önemlidir. ERP projesinin başarısında diğer önemli bir etken kurumsal ihtiyaç ve beklentilerin doğru tespit edilmesi, ERP"yi sadece teknolojik bir uygulama olarak görmeyip kurumun bugün ve gelecekteki operasyonel faaliyetlerini yürütecek bütünleşik bir sistem olarak ele değerlendirilmesi olacaktır. ERP uygulamalarının kurumsal yapıya entegrasyonu önemli bir süreçtir. ERP uygulamalarının kurulum aşamalarından uygulama ve yenileme aşamalarına kadar uzanacak bu uzun süreçte uygun görevlendirme, süreç analiz ve raporlama sistemlerinin geliştirilmesi de planlanmalıdır. İhtiyaç ve beklentileri doğru tespit edilen işletmeye, pazardaki alternatif çözüm sağlayıcılar içerisinden kuruma en uygun çözüm sağlayıcı ve ERP uygulaması belirlenmelidir. Çözüm sağlayıcı firmanın destek ve hizmet kalitesi, sürekliliği de ERP uygulamalarının başarısı için önemlidir. ERP uyumaları hayata geçirildikten sonra üst yönetimin destek ve katılımıyla kurum için gerekliliği, getirileri, ilgili araçların kullanımı gibi konularda çalışanlar düzenli ve sürekli olarak bilgilendirilmeli ve gerektiğinde eğitim danışmalık gibi destekler alınmalıdır. Entegre edilen çözümün geliştirilebilir ve yeni modüllerin ilave edilmesine izin verecek bir esneklikte olması da önemli bir kriterdir. Uygulamada Görülen Aksaklıklar: Maliyet Unsurları ERP paketlerinin program fiyatları, firmanın verdiği eğitim, danışmanlık fiyatları, kurulum sürelerinin uzun sürmesi gibi durumlar ERP uygulamalarını kullanmak isteyen firmaları zorlayan önemli unsurlardandır. Buna görünmeyen maliyetler, eğitim gören kullanıcılar, ve bu yüzden iş veriminin düşmesi, personelin daha fazla çalışmasını eklersek gerçek maliyetler çok daha yükselebiliyor. Kurulum süresinin uzun olması Kurulum süresi en iyimser yaklaşımla 6 aydan başlamaktadır. 1 yıllık bir süre normal kabul edilmektedir. Bu sürenin sonunda başarılı olma olasılığı kesin değildir, kurulumun sonunda başarısız olan Pek çok proje vardır. Mevcut yazılımlarla uyum, uyarlama ERP her ne kadar entegre bir yazılım olsa da, şirketin özel durumlar için özellikle üretimde kullandığı bazı yazılımlar ERP tarafında yer almaz. Özellikle elektronik, ilaç sanayi, inşaat şirketleri ve tekstil sektörü bu tip yazılımlar kullanmaktadır. Bunlar o şirkete özgü yazılımlardır, genel değildir, her şirkete ait böyle yazılımları pakete eklemeye kalksalar, hiçbir yazılım şirketi bununla baş edemez. Bu nedenle bu tip özel yazılımlar ERP paketinde yer almaz ve bunların ERP yazılımına entegre edilmesi gereklidir. Bu da kendisi entegre bir sistem olan ERP sisteminin bozulmasına yol açar, çünkü dışardan yapılan her ekleme, değişiklik ERP sisteminde bozulmalara yol açar. Yazılımcılar bu konuda deneyim sahibidir. Böyle bir yazılım ya bağımsız çalışacak, böylece ERP"nin entegrasyon özelliği bozulacak yada sisteme entegre edilecek bu da riskler taşıyacaktır. Maliyet, geri dönüşüm ROI Çeşitli hesaplamalara göre ERP sistemlerinin kendini ödemeye başlaması 18 aydan sonra gerçekleşmektedir. Bu süreden sonra maliyetini çıkarıp kara geçmesi de zaman alacaktır. İyimser tahminlere göre kendini amorti etmesi için en az 3 yılı gözden çıkarmak gerekir. Kurumsal Kaynak Planlama Yazılımları (ERP) Nasıl Seçilmeli? Sizin için en iyi çözüm hangisi? Temel olarak, kurumsal kaynak planlama, daha yaygın bilinen adıyla ERP yazılımları, organizasyonunuzun farklı bölümlerinin kullandığı enformasyonu entegre ederek tek bir yönetim kontrol sistemine çevirir. Bu da, farklı departmanların, birbirlerinden habersiz bir şekilde bilgiyi yönetmelerinin yerine herkesin aynı veritabanını dolayısıyla ortak bilgiyi kullanmasını sağlar. Bu şekilde, bir kuruluştaki herkesin ortak bilgiye ulaşması ve aynı dili konuşması ve Makine, insan, para gibi kaynaklarını daha verimli kullanması amaçlanır. Birçok kuruluş, büyüyen organizasyonlarını daha etkin bir şekilde kontrol edebilmek ve maliyetleri düşürmek için ERP çözümlerini tercih etmekteler. Fakat sürekli değişen teknoloji, yeni trendler, yeni firmalar, değişen ihtiyaçlar kurumsal kaynak planlama çözümü seçimini oldukça zorlaştırmaktadır. Yapılan bol sıfırlı yatırım düşünüldüğünde, seçilen firmanın ve ürünün ihtiyaçları tam karşılayabilmesi, yatırımı güvence altına alması çok önemlidir. Bu nedenle, ERP yazılımı alım süreci çok iyi bir analiz gerektirir. Bu analizde, teknik konular dışında, firmanın bu konudaki tecrübesi, referansları, mali yapısı da bulunmalıdır. Ürünü test edin: Çözüm sağlayıcı firmaların yaptıkları demolar ve sundukları broşürler çoğu zaman seçim sürecinde önemli olan bazı noktaları anlatmayabilir. Sonuçta hepsi satış yapmak için hazırlanmıştır. Size ERP ürünü hakkında en güvenilir bilgiyi ürünü test etmek sağlayacaktır. Mümkünse ürünü kullanan bir müşteride, mümkün değilse de çözüm sağlayıcının göstereceği bir ortamda mutlaka test edin. Birisini tanımanın en iyi yolu, onunla zaman geçirmektir. Referanslarla konusun: Ürün sağlayıcı firma sorduğunuz tüm soruları tatmin edici şekilde cevaplamış, bazı garantiler vermiş ve hatta size anahtar teslim bir teklif yapmış olabilirler. Tavsiyemiz böyle büyük bir yatırıma karar vermeden önce firmanın söyledikleri ile yetinmeyin, mutlaka firmanın referanslarıyla konuşun. Çünkü danışmanlık kalitesi, servis, ve yaşanan problemler ve çözümlerle ilgili en doğru bilgiyi ancak ürünü satınalmış ve kullanmakta olan firmalar verebilir. Ürünün geleceğini araştırın: Kurumsal kaynak planlama yazılımı seçiminde en sık karşılaşılan olay, firmaların değerlendirme yaparken, sadece şu anki ihtiyaçlarını gözönünde bulundurmasıdır. Halbuki firmaların ihtiyaçlarının sürekli değiştiği ve yeni çözümlere sürekli ihtiyaç duyulduğu unutulmamalıdır. Eğer bir ERP ürününü, şu anki ihtiyaçlarınızı karşılıyor ve sırf diğer ürünlerden ucuz diye seçiyorsanız, muhtemelen yatırımınız orta veya uzun vadede daha pahalıya malolacaktır. Tavsiyemiz bir ERP ürününü ve ERP firmasını seçerken, o firmanın araştırma geliştirme yatırımını ve şu anda kullandıkları sistemin en azından orta vade geçerli bir sistem olup olmadığını çok iyi bir şekilde araştırın. Kıyaslayın: Size uygun çözümü seçebilmek için süreçleriniz ve departmanlarınızın ihtiyaçları doğrultusunda kriterler oluşturup aday ürünleri belirlediğiniz kriterlere göre kıyaslayın ve değerlendirin. Altyapı * Uyarlanabilir ve parametrik yapıya sahip olmalı. * Uzun yılların tecrübesi ile oluşturulmuş yeterince denenmiş yani hatalardan arınmış oturmuş bir sistem olmalı. * Artan işlem ve veri yükünde performansı yüksek olmalı. * Dış sistemler ile veri alış verişini kolaylıkla sağlamalı. * Sistem kendi başına yeterli olmalı. Dış çözümlere çok az ihtiyaç duymalı * Bakım ve destek için büyük ve uzman ekiplere ihtiyaç olmamalı. * Sistemin işletileceği işletim sistemi ve veri tabanı alternatifleri olmalı. * Kurulumdan sonra da başka bir işletim sistemi ve/veya veri tabanına taşınabilmeli. * Gelecekte sistem performansını arttırmak için gerekli donanım ve altyapının maliyeti düşük olmalı. Sistem Özellikleri * Esnek raporlamaya izin vermeli. Yeni raporlar kolaylıkla üretilebilmeli. * Birden çok lisanda kullanılabilmeli. * Birden çok para birimi ile kullanılabilmeli. * Modüler ve bütünleşik bir yapıya sahip olmalı. * İçeriğindeki konseptler ve çözümler uluslararası geçerliliğe sahip olmalı. * Detaylı yetkilendirme ve güvenlik sistemi olmalı. * Sistem yeni geliştirmelere açık olmalı kolaylıkla uyarlanabilmeli. * Arayüz standardı olmalı ve kullanım kolaylığı sağlamalı. * Gerçekleştirilen tüm hareketlerin tarihçesi tutulabilmeli. * EDI, XML gibi metodlar ile veri alış veri imkanı sağlamalı. * İnternet üzerinde de kullanılabilmeli. * Mobil teknolojileri desteklemeli. Risk * Çözüm sağlayıcının referansları güçlü olmalı. * Çözüm sağlayıcı proje ekibinin deneyimi yüksek olmalı. * Çözüm sağlayıcının mali yapısı güçlü olmalı. * Çözüm sağlayıcı yerel mevzuattı ve iş kurallarını iyi bilmeli. * Çözüm sağlayıcının uluslararası tecrübesi olmalı. * Çözüm sağlayıcı taahhüt ettiği fonksiyonları sunumlarda yada referanslarında gösterebilmeli. * Çözüm sağlayıcı uzun süreli destek anlayışı olmalı. * Çözüm sağlayıcı implementasyon için detaylı ve anlaşılır bir plan sunmalı. * Sistemin dokümantasyonu tam olmalı * Lisans, hizmet ve destek fiyatlandırma politikaları açık ve anlaşılır olmalı Yukarıda belirtmeye çalıştığımız kriterler ancak bir başlangıç olabilir. ERP yazılımı arayışındaysanız her zaman akılda tutulması gereken en önemli nokta, aradığınız yazılımın sıradan bir yazılım olmadığı, şirketinizin verimliliğini ve etkinliğini doğrudan etkileyecek çok önemli bir araç olduğudur. 1. KURUMSAL KAYNAK PLANLAMASI (ERP-Enterprise Resource Planning) NEDİR? Merkezi bir veri tabanı üzerinden, işletmenin tüm bilgi kaynaklarını kullanarak, iç ve dış süreçlerin bütünleşmesini ve tüm iş fonksiyonlarının optimizasyonunu sağlayan yazılım çözümleridir. ERP’nin en önemli özelliği, firmanın bütün bölüm ve fonksiyonlarını tek bir sistem içinde birleştirmeye çalışmasıdır. İhtiyaç ve beklentileri birbirinden farklı olan çok sayıda bölümün aynı bilgisayar sistemi içinde bir araya getirilmesi ve aynı bilgi tabanını paylaşması güç ancak çok faydalıdır. Bu bütünleşme yaklaşımı olağanüstü tasarruflar sağlamasının yanında çalışma hızını da arttıracaktır. Burada anahtar kavram bütünleşmedir. Örneğin sipariş girişi esnasında depo mevcudu, üretilmekte olanlar ve müşteriye ait finansal bilgiler bir arada göründüğünde satış bölümünün müşteriye vereceği hizmet hem daha hızlı hem de daha kaliteli olacaktır. Bunun yanında çalışanların görev tanımları da değişmektedir. Böyle bir sistemde satış temsilcisinin tek görevi siparişi bir kâğıda yazmak değil, siparişi tümüyle değerlendirmektir. Bölümler arası bilgi akışının hızlanması ile firmanın genel çalışma hızı artar, gün ve dönem içindeki rapor ve analiz imkânları zenginleşir. Çizim1.KURUMSAL KAYNAK PLANLAMASI (ERP) Kavram haritası (Hagman, 2000) Kavramsal olarak ERP teriminden çıkarılması gereken anlam 1 no’lu çizimde verilen kavram haritasında gösterilmektedir. 2. GEÇMİŞTEN GELECEĞE ERP Kurumsal Kaynak Planlaması, malzeme ihtiyaç planlama ile başlamış, bu planlama sürecine sırasıyla, kapasite, imalat kaynakları ve tüm işletme süreçlerini de bütünleştirerek kurumsal boyuta ulaşmıştır. ERP sistemlerinin başlangıcı Malzeme İhtiyaç Planlaması (MRP-Material Requirement Planning) olarak görülmektedir. MRP, bitmiş ürün için hazırlanan ana üretim çizelgesine uygun olarak, ürün ağacındaki bileşenlerin belirlenmesi ve bu ağaç yapısının gerekli parça ve malzeme bilgisine çevirerek üretim ve satın alma birimlerine karar destek sistemi sağlayan bir stok yönetim biçimidir. Üretim birimine hangi ürünün, hangi miktarda, ne zaman üretileceği bilgisini verirken, satın alma birimi için malzeme çizelgesini hazırlar. Ürün ağacı bilgilerinden yararlanarak son ürün için gerekli olan parçaları ve miktarları hesaplar. Bu bilgileri stok durumu ile karşılaştırır, üretim ve temin sürelerini de kullanarak parçaların ne zaman ve ne kadar sipariş edileceğini belirler. Gelişim süreci içinde önce kağıt üzerinde yapılan bu hesaplar, teknoloji geliştikçe yerini yazılımlara bırakmıştır. MRP ana üretim çizelgesinde hedeflenen üretim miktarları ile fabrikanın üretim kapasitesi arasında bir kontrol mekanizmasının bulunmaması planlarda aksamalara neden olmuş, ve sisteme geribildirim ve kontrol mekanizması eklenmiştir. Bu haliyle ortaya çıkan sisteme kapalı çevrim MRP adı verilmiştir. Zaman içinde MRP geliştirilmiş ve kapasite üzerinde daha ayrıntılı kontroller ve durumlara göre farklı planlar ortaya koyan bir yapıya kavuşmuştur. Bu yapıya, Kapasite İhtiyaç Planlaması (CRP-Capacity Requirement Planning) adı verilmiştir. CRP, APICS (American Production and Inventory Control Society) tarafından şu şekilde tanımlanıştır: kapasite seviyelerini veya sınırlarını belirleme, ölçme ve ayarlama fonksiyonudur, ayrıca üretim gereklerini yerine getirebilmek için gereken makine ve işgücü miktarını belirler. MRP’ deki iş emirleri ve planlanmış siparişler, bu siparişleri zaman periyodunda iş saatleri olarak iş merkezlerine yükleyen CRP için birer girdi oluşturmaktadır. CRP, kısa veya orta dönemde MRP ile üretilen malzeme planını gerçekleştirmek için gerekli olan özelleşmiş işgücü ve teçhizat kaynaklarını miktarsal olarak belirler. Teknoloji ve rekabet arttıkça, işletmeler daha karmaşık bir yapı kazanmaya başlamış ve sadece malzeme ve ana üretimin kontrolü yetersiz kalmıştır. Üretimde kullanılan diğer kaynakların da en iyi şekilde planlanması gündeme gelmiştir. Üretimin ayrıntılı kontrolü, lojistik ve satış planları, finansal planlar ve muhasebe daha da önemli bir konuma sahip olmuşlardır. Dolayısı ile tüm üretim kaynaklarının bütünleşik planlanması amacıyla mevcut sistemler genişletilmiş MRP II (Manufacturing Resource Planning) adıyla bütünleşmiş yazılımlar olarak işletmelerde kurulmuştur. Dağıtım Kaynakları Planlaması (DRP-Distribution Resource Planning), bu süreç içinde MRP II’den bağımsız olarak gelişen ve MRP’den esinlenerek envanterin dağıtımında optimizasyon sağlamaya çalışan bir yöntemdir. Entegre yönetim anlayışı geliştikçe ve de birimler arasındaki bilgi akışları arttıkça, üretim dışındaki diğer tüm fonksiyonlar sistemin içine alınmıştır. Ayrıca dağıtım kaynakları planlaması ve bilgisayarla bütünleşik imalat da eklenerek, merkezi bir veri tabanından gerçek zamanlı veri tutan ve dağıtan, gerekli noktalarda karar desteği sunan dev paketlere dönüşerek bugünkü ERP sistemi oluşturulmuştur. ERP, Müşteri İlişkileri Yönetimi, Tedarik Zinciri Yönetimi gibi yönelimleri de içine alarak günümüzdeki ERP II yapısına kavuşmuştur. Çizim 2: Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP) Kronolojik Gelişimi ERP sistemleri de zaman içinde değişim geçirmekte, evrimleşmekte ve yeni eğilimler göstermektedir. Bu gelişim sürecini özetlemek üzere aşağıdaki şekil oluşturulmuştur. Son zamanlarda ERP sistemleri, sadece arka plandaki işlemlerle sınırlı kalmamış, tam tersi ön ofis uygulamalarına doğru kaymış ve Tedarik Zinciri Yönetimi (SCM-Supply Chain Management) ve Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM-Customer Relationship Management) sistemlerini destekler konuma gelmiştir. Günümüz işletmelerinde, kaynağı ne olursa olsun kullanıcılar, ister kendi ERP sistem satıcılarından olsun ister başka satıcılardan olsun, ERP sistemlerini CRM ve SCM uygulamaları ekleyerek genişletmektedirler, bu durum Genişletilmiş ERP ya da ERP II terimleriyle gündeme gelmektedir. Çizim 3: Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP) Sistemlerinin Yönelimleri Pazarın büyüklerden oluşan kısmının doyuma ulaşmasıyla birlikte ERP satıcıları artan bir şekilde KOBİ"leri (Küçük ve Orta Büyüklükteki İşletmeler) hedef almaya başlamışlardır. Satıcılar bunu kendi orijinal sistemlerini basitleştirerek veya Uygulama Servis Sağlayıcılar (ASPApplication Service Providers) aracılığıyla sağlamaktadırlar. Bu ikinci yöntem ERP hizmetini üçüncü parti firmalardan kiralamak yoluyla olmaktadır ve bu genelde internet üzerinden yapılmaktadır. Bu yöntemi seçmenin hem satıcılar hem de kullanıcılar açısından çeşitli sebepleri olmakla birlikte çok yeni bir yöntem olduğu için potansiyel sonuçları hakkında fikir yürütmek için erkendir. ERP sistemlerine olan ihtiyaçların hızla artması nedeniyle, ERP sistemi satıcıları da artış göstermiş ve dijital pazarlar oluşmuştur. Bu pazarlar önceleri genelde Bilgi Teknolojileri (IT-Information Technology) firmaları tarafından kurulmuştur; fakat sonradan endüstriyel konsorsiyumlar, bu pazarları oluşturarak, bu firmalara teknoloji sağlayıcı görevi yüklemişlerdir. Dijital pazarlar ciddi bir eğilim konumundadır ve bu eğilim, iki önemli fayda sağlamaktadır: (a) birkaç firmayı birbirine bağlamakla elde edilebilecek olandan çok daha ciddi SCM olanakları ve (b) teknolojik bütünleşme maliyetlerinde azalma (Hagman, 2000). Yüksek uygulama masrafları nedeniyle ERP projeleri, ERP satıcılarının ardından şimdi de kullanıcıları değer arayışına itmektedir. Kurulumu tamamlayıp uygulamaya geçtikten sonra kullanıcılardan ERP’den istenen iş faydalarını sağlayamadığı eleştirileri ortaya çıkmaktadır. Bu noktada değer ile tanımlanan kavram, yatırımın geri dönüşünü, iş süreçlerinin ve bilginin yönetimi ile ilgili faydalarını içermektedir. Bunların her ikisi de birbirinden bağımsız incelenmesi mümkün değildir. ERP projeleriyle ilgili bu değer arayışından dolayı, ERP"nin getirilerini ve performansını ölçmeye yönelik çalışmalar yapılmaktadır. 3. ERP SİSTEMLERİNİN YAPISAL ÖZELLİKLERİ Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP) sistemleri genel olarak aşağıdaki ortak özelliklere sahiptir: • Modüler yapıları ile şirketlerin süreçlerine göre özelleştirilebilen yazılım çözümleridir. • Bütünleşik ve merkezi veri tabanı yönetim sistemine sahiptir. • Entegre yapısı ile kesintisiz veri akışları sağlar ve ara yüzleri ile şirketin operasyonel izlenebilirliğini arttırır. • Esnek yapıları ile tüm sektörler (üretim, hizmet) için başarılı iş uygulamaları geliştirir. • Doğru ve tutarlı veri yönetimi için gerçek zamanlı veri girişlerini ve bunların kullanımını gerektirir. • İnternet ve intranetler üzerinden elektronik veri transferine olanak sağlamasıyla günümüz bilgi teknolojileriyle (E-ticaret, E-iş, E-pazarlama vb.) uyumludur. • İş zekası araçları (erken uyarı sistemi, veri madenciliği, uzman sistemler, analiz yöntemleri, vb.) ile bütünleşik yapısı sayesinde yönetime karar desteği verir. 4. ERP SİSTEMLERİNİN FONKSİYONEL BİLEŞENLERİ ERP sistemleri genel olarak, iş süreçlerinin optimizasyonu ve bilgi entegrasyonu açısından aşağıdaki fonksiyonları kapsar: a) Stratejik Planlama ve Yönetim b) Muhasebe Yönetimi c) Finansal Yönetim d) Üretim Yönetimi e) Lojistik f) Ürün Geliştirme ve AR-GE Yönetimi g) Satış ve Pazarlama Yönetimi h) İnsan Kaynakları Yönetimi i) Tedarik Zinciri Yönetimi j) E-İş Uygulamaları k) Müşteri İlişkileri Yönetimi 5. ERP’NİN SAĞLADIĞI FAYDALAR Firmalar ERP sistemlerini tercih etmelerindeki temel beklenti, farklı iş süreçleri arasındaki bütünleşmenin sağlanmasıdır. Bu beklentilere karşılık, ERP sistemleri uygulayan firmalarda bütünleşme tamamlandıktan ve hedeflenen şekilde çalışmaya başladıktan sonra aşağıdaki faydaları sağladığı görülmektedir: 1. Bilgiye istenilen format ve detayda ulaşılmasını sağlayarak bilgi akışını hızlandırır. 2. Fonksiyonel iş süreçleri arasında koordinasyon ve otomasyon sağlar. 3. Müşteri ihtiyaçlarının daha kısa sürede karşılanması amacıyla, müşteri ilişkileri yönetimi için gerekli desteği verir. 4. Satış tahminlemesi, satış kanalları ve bayi yönetimi, Pazar ve müşteri değerlendirme için gerekli araçlar ile karar desteği verir. 5. İşletme maliyet ve yatırımlarının doğru ve yerinde analizlerine olanak sağlar. 6. İşletme kaynaklarının daha etkin planlama ve yönetimini sağlayarak işletme maliyetlerini düşürür. 7. Esnek yapıları sayesinde, iş süreçlerinin ihtiyaçlarına ve pazar koşullarındaki değişikliklere kolay ve hızlı adaptasyon sağlar. 8. Gelişmiş raporlama araçları sayesinde kurumsal performans denetlenerek üretkenliği arttırır. 9. Tüm işletme fonksiyonlarını gözeterek üst yönetime karar desteği sağlar. 10. Farklı bölgelerdeki müşteri ve tedarikçilerle hızlı veri paylaşımı ve bilgi bütünleşmesi sağlar. 11. Etkili stok yönetimi sağlar. 12. İşletmede ortak dil geliştirir. 13. İş modellemesi temeline dayandığı için, ERP sayesinde firmalar, riskli ve pahalı bir yol olan, kendi sistemlerinin kurmaktan kurtulmuş olurlar. 6. GEÇİŞ SÜRECİ ERP sisteminin bir işletmeye kurulum ve uygulama sürecinin, işletmenin büyüklüğüne, bu bütünleşme için oluşturulan ekibin performansına, işletmenin mevcut süreçlerini yönetme yeteneğine ve pratiğine göre değişmekle birlikte, genelde diğer projelere göre uzun olduğu söylenebilir. Genel bir ifade ile 1 ay ile 3 yıl arasında sürdüğü gözlemlenmektedir. Geçiş süresi açısından kendi işletmenizi başka bir işletme ile karşılaştırmadan önce, ilgili işletmenin büyüklüğünü de düşünerek, nasıl bir sistem seçtiğini, ERP çözüm paketinin tümünü mü, yoksa belli parçalarının (modüllerinin) mı alındığını, kısacası sistemin tüm boyutlarının öncelikle incelenmesi gerekir. Örneğin küçük bir firmada belirli bir kısımda çalışacak bir uygulama olabilir veya firma sadece finansal modülleri kullanıyor olabilir (bu durumda ERP yazılımı pahalı bir muhasebe programından başka bir şey değildir) veya uygulayan firma o kadar mükemmel bir iş düzenine sahiptir ki zaten ERP kullanmaya bile ihtiyacı yoktur. ERP sistemlerine geçiş süresi, firmanın büyüklüğüne, proje ekibinin performansına ve seçilen geçiş yaklaşımına göre değişmektedir. Doğrudan tüm bölümlerde aynı anda başlatılacağı gibi birim birim kademeli olarak geçilebilir ya da yeni sistem yaklaşımı ile genelden özele ayrıntılandırılarak gerçekleştirilebilir. Aslında önemli olan ne kadar süreceği değil, bu çalışmanın gerçekleştirilme amacının ve beklentilerinin tümüyle anlaşılmış olması ve hedeflere odaklanılmasıdır. ERP iyileştirme çalışmalarının bir parçası olarak görülmeli ve zaman içinde geliştirmeye devam edilmelidir. ERP projelerinin hayata geçirilmesinde genelde aşağıdaki üç yoldan biri izlenebilir: Büyük Patlama (Big-Bang): Bu yaklaşım doğrudan hızlı geçişi ifade eder. Öncelikle gerekli hazırlıklar yapılır. Firmadaki tüm birimler aynı anda yeni sistemi kendileriyle bütünleştirirler ve uygulamaya başlarlar. Big-Bang yaklaşımının dezavantajı, işletmedeki herkesin bir anda iş yapma şeklini değiştirmesiyle, yani ani değişimle karşı karşıya kalmasıdır. Genelde küçük ölçekli firmalarda ve göreli olarak dar bütünleşmelerde kullanılabilir. Büyük çaplı bir ERP projesi için risklidir. Kademeli Geçiş: Çoklu tesise ya da birime sahip bir grubun/işletmenin belirli bir tesisinden/biriminden başlayarak adım adım geçiş yapması şeklinde ifade edilebilir. Dolayısı ile ilk uygulamada problemler ve sistemin sınırları görülebilir, izleyen diğer birimlerde geçiş daha kolay biçide gerçekleştirilebilir. Olası bir problemde tüm tesis ya da grup etkilenmemiş olur. Bu yöntemde hedeflenen yazılımı hızla mevcut sistemle bütünleştirmek ve uygulama başladıktan sonra ise geliştirme ve iyileştirme devam edebilir. Ancak bütünü göremeden çalışmaya başlaması da riskli yönüdür. Yeni Sistem: Satın alınan sistemin sınırları zorlanmadan uygulama başlar ve uzun bir süre devam eder. Deneyimler arttıkça ayrıntılara inilir. Genelde bir işletmede, mevcut bilgisayar sistemi firmanın tüm alanlarını kapsamıyor veya zaten çok yetersiz ise “yeni sistem” yaklaşımı kolaylıkla uygulanabilir. SONUÇ ERP sistemleri ilk bölümde değinildiği gibi, kurumlarda operasyonların etkin yönetimini sağlayan, verilerin belirli bir formla güvenli olarak saklanması ve analizi konusunda destek olan bütünleşik yazılım çözümleri olarak karşımıza çıkmaktadır. Kullanıcı kurum ve sunulan ERP çözümlerinin tam olarak uyumlu hale getirilmesi sadece seçilen ERP sisteminin içeriğine ve geçmiş başarılarına bağlı değildir. Bunun yanı sıra, ilk aşamada, kurumun bu bütünleşme sürecinde tam olarak ihtiyaçlarının ne olduğunu belirlemesine ve bu doğrultuda nasıl bir hazırlık yapması gerektiğine kendisine en uygun çözüm paketini seçerken göz önünde bulundurduğu ölçütlere bağlı olup, tüm bütünleşme süreci boyunca aldığı stratejik kararların başarısıyla da doğrudan ilişkilidir. Bu çalışma kapsamında, ERP sistemleri kurulumunda ve uygulamasında deneyimli kişilerden oluşan değerlendirme grubuna, bu deneyimler sırasında yaşamış oldukları olayları, sorunları ve olumlu sonuçları anlatmaları istenmiş, bu bilgilerin toplanması için standart sorulardan oluşan bir form hazırlanmıştır. Kritik olay analizi tekniğine göre hazırlanan bu form ile elde edilen ifadelerdeki kritik noktalar ve kavramlar grup çalışmaları ile ayrıntılı olarak incelenmiştir. Bu incelemeler sonucunda, ERP sistemlerinin hazırlık, kurulum ve uygulama aşamalarında gözetilmesi gereken faktörlerden kurumun başarısında en kritik olanları ortaya çıkarılmıştır. Celal YÜCEL - http://www.cyber-security.org.tr |
|
| Bağlantılar Bg.org.tr |
| CS - Security Expert Network | AUP&TOS |